Cómo reducir gastos operacionales y maximizar ganancias

Cómo reducir gastos operacionales y maximizar ganancias

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El reducir gastos operacionales y buscar mayores eficiencias son prácticas esenciales para que su empresa sobreviva y prospere.

El panorama de la economía mundial no es promisorio para ningún país.  Tampoco lo es para América Latina, la cual ha sufrido una contracción económica de 0.4% en el 2015. Para el 2016,  la economía global se estima alcanzará un crecimiento muy limitado de aproximadamente 2,4%.

China, un comprador crucial de productos latinoamericanos y fundamental para muchos países de la región, llegará en el mejor de los casos a un 7% de crecimiento económico; muy por debajo de las cifras en la época del boom.

La alarmante realidad es que el complicado panorama mundial afecta adversamente a la región.  Según Daniel Titelman, director de la División de Desarrollo Económico de la CEPAL.

Esta tendencia persistirá en el mediano plazo. América Latina tendrá que buscar nuevas alternativas de crecimiento económico.” 

América Latina enfrenta cuatro retos económicos en el 2016

1. La caída en el precio de materias primas

2. El alza en las tasas de interés de Estados Unidos

3. La desaceleración económica global

4. La incertidumbre política

 

Tu empresa no es ajena a estas situaciones; de hecho, todo lo que sucede en nuestros países está influenciado por ellas.

 

¿Cómo afecta la economía mundial a tu empresa?

  • Afecta el alza en los salarios mínimos establecidos por la ley
  • Los costos de materia prima
  • El alza y baja en las ventas
  • El precio de servicios básicos como la luz, el agua

Como resultado de todo esto, es importante estar bien preparado. Una opción para sobrellevar esta situación y evitar que nos golpee demasiado es lograr una empresa más rentable y eficiente, con mayores ingresos y menos gastos.

 

Para lograr esto,  presentamos tres alternativas viables:

  • Reducción de gastos operativos
  • Enfocar la atención en rubros claves
  • Tercerización de servicios o Business Process Outsourcing (BPO)

1. Reducir los gastos operativos de tu empresa

Logística, embalajes, energía, seguros, limpieza… todos son gastos operativos que, dependiendo del giro de la industria en la que se encuentre tu negocio, son mayores o menores. Sin embargo, pocas personas se detienen a analizar estos costos y preguntarse en qué se está gastando, cómo se está gastando y de cuáles gastos se puede prescindir.

Para reducir gastos operativos debes:

  • Analizar con detenimiento todos los costos y verifica si éstos son absolutamente necesarios y aclarara cómo se utilizan. Ejemplo, si todo el personal requiere un teléfono celular.
  • Generar una cultura de ahorro en toda la empresa. Se deben generar estrategias para que el personal sea consciente de los gastos y proponer actividades sencillas como que cada quien tenga su vaso o taza en vez de comprar desechables. También, se debe reducir costos en papelería y utilizar la impresora sólo en caso de que sea muy necesario.
  • Contratar a un contador. Cuando los gastos aumentan demasiado o están en una situación complicada, es importante contratar a un experto en contabilidad, revisar los antecedentes y asegurarse de que los objetivos financieros estén alineados con la empresa.
  • Ahorrar en citas de negocios. Puedes conversar y llegar a buenos acuerdos sin la necesidad de gastar de más.
  • Ahorrar en viajes de negocios. Algunas veces los viajes por trabajo son necesarios, pero es posible moderar los gastos y utilizar menos de dinero.

 reducir gastos

2. Enfocar la atención en rubros claves:

Al desarrollar esta labor es necesario identificar rubros claves, sobre los cuales tengas control y que al reducirlos no afecten el negocio.

Consejos para encaminarte al éxito en esta importante tarea:

  • Análisis de Tendencia: Revisa todo tipo de gastos, comparando con meses o períodos anteriores, y pon atención sobre aquellos que experimentan variaciones importantes, tanto en incremento como en disminución.
  • Presupuesto: Es importante establecer el presupuesto de gastos y monitorearlo mes a mes, evaluando sus desviaciones. El hecho de contar con un presupuesto no obliga a gastar, si puedes evitar o posponer los gastos hay que motivar a hacerlo.
  • Seguimiento: Para controlar los gastos es importante que realices un seguimiento. Éste consiste en monitorear los rubros claves en forma semanal o mensual, analizar las desviaciones y tomar las medidas correspondientes.
  • Concientizar: Reducir o recortar gastos es difícil, por lo que, es necesario concientizar  las gerencias y al resto del personal.
  • Premiar: Encárgate de motivar a los empleados a que expongan iniciativas de ahorro y reducción de gastos, de tal forma que aquellos que aporten ideas que lleven a reducir gastos sean premiados.

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3. La tercerización de servicios / Business Process Outsourcing, o BPO ayuda a enfocarse en el negocio:

Buscar en terceros la realización de tareas necesarias pero no sustanciales del ejercicio empresarial trae grandes beneficios. Contrate expertos y vea rápidos resultados.

Una de las tendencias empresariales que más fuerza ha tenido en los últimos años es la tercerización o BPO (Business Process Outsourcing) de ciertos procesos. Tradicionalmente se contrata con terceros las actividades de apoyo a lo fundamental del negocio, las cuales pueden llegar a ser engorrosas,  y a afectar directamente la rentabilidad de la empresa.

Este Business Process Outsourcing tiene cada vez más empresas que piden a terceros especializados sus servicios, lo cual ha permitido que el sector de la tercerización se consolide en sus diferentes líneas, porque se ofrece la experiencia de expertos, de nuevas prácticas y metodologías. Es así como además de aligerar la carga laboral,  se permite dar seriedad y garantía a los clientes, lo que conlleva tener todo de manera organizada y estandarizada, facilitando la optimización de los recursos.

Beneficios:

La tercerización de tecnologías de información (ITO), puedes contar con la mejor tecnología sin tener que invertir cuantiosas sumas de dinero en plataformas, soluciones tecnológicas,  sistemas de información,  etc.  Teniendo en cuenta esto, es más económico operar con un tercero que cuente con lo que necesites teniendo servicios claros y bien delimitados.

El outsourcing se ha venido especializando en varias áreas. Por ejemplo, es muy fuerte en los sectores de:

  • Talento humano
  • Financiero / Ventas
  • Gobierno
  • Salud
  • Recursos naturales
  • Telecomunicaciones

Ahora…

¿Cuál es el factor decisivo por el cual una empresa debe pensar y tomar la decisión de tercerizar alguno o algunos de sus procesos?

La respuesta se encuentra en que las empresas se deben enfocar en lo clave de sus negocios, y al definir esto, es más eficiente y productivo entregarle a expertos y aliados toda la operación administrativa (lo que llaman modernamente el back office).

¡No tengas miedo! Reducir costos y lograr una empresa más rentable y eficiente es posible!

Esperamos las alternativas presentadas te sean útiles y logres tu objetivo.


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